1. Inleiding

Pearson & Partners B.V. vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit wat er met jouw gegevens gebeurt wanneer wij met jou in contact zijn over een mogelijke functie, wanneer jij ons jouw cv of profiel stuurt, wanneer wij je voorstellen aan een organisatie of wanneer je op een andere manier contact met ons hebt.

Onze dienstverlening aan jou is kosteloos. Pearson & Partners ontvangt in de regel een vergoeding van de opdrachtgever. Dit verandert niets aan jouw privacyrechten: wij verwerken jouw persoonsgegevens zorgvuldig en volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring lees je onder meer:

• welke gegevens wij van jou verwerken;
• waarom wij dat doen;
• waar wij jouw gegevens vandaan halen;
• met wie wij jouw gegevens kunnen delen;
• hoe lang wij jouw gegevens bewaren;
• welke rechten je hebt.

In deze privacyverklaring noemen wij Pearson & Partners B.V. ook "Pearson & Partners", "wij" of "ons".

2. Wie zijn wij?

Pearson & Partners B.V.
KvK-nummer: 76109682
Harry Banninkstraat 51
1011 DD Amsterdam
Nederland

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via: info@pearsonpartners.nl

3. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor jou als:

• wij jou benaderen over een mogelijke functie of organisatie;
• jij zelf contact met ons opneemt;
• jij jouw cv, profiel of andere informatie aan ons verstrekt;
• jij via een referral of via ons netwerk bij ons bekend wordt;
• jij contactpersoon bent bij een klant of potentiële klant;
• jij op een andere manier contact met ons hebt in het kader van onze dienstverlening.

Deze privacyverklaring is niet bedoeld als interne privacyverklaring voor medewerkers van Pearson & Partners B.V.

4. Wanneer verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens onder meer wanneer:

• wij jou benaderen omdat wij denken dat een functie of organisatie mogelijk interessant voor je kan zijn;
• jij contact met ons opneemt;
• jij jouw cv, profiel of andere informatie aan ons verstrekt;
• wij met jou spreken over jouw ervaring, wensen, beschikbaarheid of arbeidsvoorwaarden;
• wij onderzoeken welke functies of werkgevers mogelijk bij jou passen;
• wij jou begeleiden in een sollicitatie- of bemiddelingsproces;
• wij jouw profiel of cv delen met potentiële werkgevers of opdrachtgevers;
• wij contact onderhouden met klanten of potentiële klanten;
• wij onze administratie bijhouden;
• jij een privacyverzoek, vraag of klacht bij ons indient.

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die relevant zijn voor onze dienstverlening. Afhankelijk van onze relatie met jou kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• woonplaats;
• huidige werkgever;
• huidige functie;
• cv;
• werkervaring;
• opleiding, certificaten en vaardigheden, voor zover door jou verstrekt of relevant voor een functie;
• link naar jouw LinkedIn-profiel of andere openbare professionele profielen;
• beschikbaarheid en opzegtermijn;
• huidige salarisinformatie, voor zover relevant en door jou verstrekt;
• gewenst salaris of salarisindicatie;
• bonus-, commissie- of arbeidsvoorwaardeninformatie, voor zover relevant en door jou verstrekt;
• werkvoorkeuren, zoals reisbereidheid, hybride werken, sectorvoorkeur of type functie;
• gespreksnotities van onze recruiters;
• belnotities en call logs;
• e-mail- en WhatsApp-communicatie;
• feedback na gesprekken;
• informatie over de voortgang van procedures;
• reden van afwijzing of reden waarom jij zelf afhaakt, voor zover relevant;
• informatie over plaatsingen en administratieve afhandeling.

Wij vragen je om geen bijzondere persoonsgegevens met ons te delen, tenzij dit strikt noodzakelijk is. Denk hierbij aan gegevens over gezondheid, religie, politieke voorkeur, strafrechtelijk verleden of andere gevoelige informatie. Als dergelijke informatie ongevraagd in een cv of ander document staat, gebruiken wij deze informatie niet voor onze dienstverlening, tenzij dat wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is.

6. Waar halen wij jouw persoonsgegevens vandaan?

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je ons jouw cv stuurt, met ons belt, met ons mailt of via WhatsApp contact met ons hebt.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen of verzamelen via:

• LinkedIn;
• LinkedIn Recruiter;
• openbare professionele profielen;
• ons eigen netwerk;
• referrals;
• klanten of potentiële klanten;
• andere openbare zakelijke bronnen.

Wanneer wij jou benaderen op basis van openbare professionele informatie, doen wij dat omdat wij denken dat jouw profiel mogelijk aansluit bij een passende functie of organisatie.

7. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• om jou te identificeren en te benaderen voor passende functies;
• om te beoordelen of jouw profiel aansluit bij functies of organisaties;
• om intakegesprekken met jou te voeren;
• om jou te begeleiden in sollicitatie- en bemiddelingsprocedures;
• om salarisindicatie, beschikbaarheid en arbeidsvoorwaarden te bespreken;
• om jouw wensen en voorkeuren vast te leggen;
• om jou voor te stellen aan potentiële werkgevers of opdrachtgevers;
• om contact met jou te onderhouden via e-mail, telefoon, LinkedIn en WhatsApp;
• om jou later te kunnen benaderen voor nieuwe passende functies;
• om plaatsingen vast te leggen en administratief af te handelen;
• voor facturatie en administratie;
• om vragen, klachten of geschillen af te handelen;
• om privacyverzoeken af te handelen.

8. Op welke grondslagen verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van:

• de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen, bijvoorbeeld wanneer jij ons vraagt om passende mogelijkheden voor jou te onderzoeken;
• ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om personen te vinden die mogelijk passen bij functies, onze dienstverlening uit te voeren en zakelijke relaties te onderhouden;
• jouw toestemming, wanneer toestemming wettelijk vereist is of wanneer wij daar specifiek om vragen;
• een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor financiële administratie of het behandelen van privacyverzoeken.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, maken wij een afweging tussen ons belang en jouw privacybelang. Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die plaatsvinden op basis van gerechtvaardigd belang.

9. Wat gebeurt er wanneer je jouw cv of profiel met ons deelt?

Wanneer jij jouw cv, profiel of andere gegevens aan Pearson & Partners verstrekt met het verzoek om passende functies of mogelijkheden voor je te onderzoeken, gebruiken wij jouw gegevens om jou te begeleiden bij arbeidsbemiddeling.

Dat betekent dat wij jouw cv, profiel en relevante aanvullende informatie kunnen delen met potentiële werkgevers of opdrachtgevers waarvan wij verwachten dat zij passende mogelijkheden voor jou hebben. Het kan daarbij onder meer gaan om jouw cv, werkervaring, huidige functie, woonplaats, salarisindicatie, beschikbaarheid en relevante informatie die jij met ons hebt besproken.

Wij delen jouw gegevens alleen voor zover dat relevant is voor een mogelijke functie of bemiddeling. Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

Wil je dat wij jouw gegevens alleen delen nadat je vooraf akkoord hebt gegeven per specifieke organisatie of functie? Dan kun je dit op ieder moment aan ons laten weten via info@pearsonpartners.nl of aan jouw contactpersoon bij Pearson & Partners.

10. Toekomstige functies

Wij kunnen jouw gegevens bewaren zodat wij je later kunnen benaderen voor passende functies of organisaties.

Wij bewaren jouw gegevens in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contactmoment met jou of nadat wij jouw gegevens voor het laatst hebben gebruikt voor arbeidsbemiddeling. Daarna verwijderen of anonimiseren wij jouw gegevens, tenzij er een reden is om bepaalde gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting, een lopende procedure, een geschil of administratieve verplichtingen.

Als je niet langer door ons benaderd wilt worden, kun je dit op ieder moment aan ons laten weten. Wij zullen jouw gegevens dan verwijderen of beperken, tenzij wij bepaalde gegevens nog moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een ander gerechtvaardigd belang.

11. Plaatsingen en administratie

Wanneer je via Pearson & Partners wordt geplaatst bij een klant, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn om de plaatsing administratief en financieel af te handelen. Dit kan onder meer gaan om jouw naam, de functie, de klant, de startdatum, salarisinformatie voor zover relevant voor de fee-afspraak en informatie die nodig is voor facturatie of contractuele afspraken met de klant.

Financiële en administratieve gegevens bewaren wij voor zover nodig om te voldoen aan wettelijke administratie- en fiscale bewaarplichten. Voor basisadministratie geldt in beginsel een bewaartermijn van 7 jaar.

12. Gegevens van contactpersonen bij klanten en potentiële klanten

Wij verwerken ook persoonsgegevens van contactpersonen bij klanten, potentiële klanten en zakelijke relaties. Het kan daarbij gaan om:

• voor- en achternaam;
• functie;
• werkgever;
• zakelijk e-mailadres;
• zakelijk telefoonnummer;
• correspondentie;
• gespreksnotities;
• commerciële afspraken en informatie over onze samenwerking.

Wij verwerken deze gegevens om contact te onderhouden, onze dienstverlening uit te voeren, commerciële afspraken te maken, personen voor te stellen en onze zakelijke relatie te beheren.

De grondslag hiervoor is meestal ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening uit te voeren en zakelijke relaties te onderhouden. Wanneer dat nodig is, verwerken wij gegevens ook voor de uitvoering van een overeenkomst of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij bewaren gegevens van klantcontactpersonen zolang dat nodig is voor de zakelijke relatie en onze dienstverlening. Wanneer de zakelijke relatie eindigt of de gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of beperken wij deze gegevens, tenzij wij ze langer moeten bewaren vanwege wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen.

13. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie of wettelijke verplichtingen. Afhankelijk van de situatie kunnen wij persoonsgegevens delen met:

• klanten en potentiële werkgevers aan wie wij personen voorstellen;
• leveranciers van onze IT-systemen en CRM-omgeving;
• e-mail-, hosting- en kantoorsoftwareleveranciers;
• boekhouding, accountant of administratieve dienstverleners;
• juridische of andere professionele adviseurs, indien nodig;
• overheidsinstanties of toezichthouders, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van persoonsgegevens.

14. Verwerking buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen Nederland en de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als persoonsgegevens via een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen volgens de AVG.

15. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging.

Wij gebruiken onder meer toegangsbeveiliging, individuele gebruikersaccounts, beveiligde systemen en waar passend multi-factor-authenticatie. Alleen personen die jouw gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang tot jouw persoonsgegevens.

16. WhatsApp, e-mail en telefoon

Wij kunnen contact met je onderhouden via e-mail, telefoon, LinkedIn en WhatsApp. Wij gebruiken deze kanalen om snel en praktisch met jou te communiceren.

Wij vragen je om via WhatsApp geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens te delen. Cv’s en andere documenten delen wij bij voorkeur via e-mail of andere daarvoor geschikte kanalen.

17. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. In hoofdlijnen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• gegevens die wij verwerken voor arbeidsbemiddeling: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contactmoment of het laatste gebruik voor arbeidsbemiddeling;
• gegevens van personen die aangeven niet langer benaderd te willen worden: zo snel mogelijk verwijderen of beperken, tenzij bewaring nodig is om dit verzoek te respecteren of vanwege een wettelijke verplichting;
• plaatsings- en facturatiegegevens: zolang nodig voor onze administratie en wettelijke bewaarplichten, in beginsel 7 jaar;
• gegevens van klantcontactpersonen: zolang nodig voor de zakelijke relatie en onze dienstverlening;
• gegevens over privacyverzoeken: zolang nodig om het verzoek af te handelen en om aan te tonen dat wij het verzoek correct hebben behandeld;
• gegevens over klachten of geschillen: zolang nodig voor de behandeling daarvan en eventuele juridische verplichtingen.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.

18. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt ons vragen om:

• inzage te geven in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren;
• jouw persoonsgegevens te verwijderen;
• de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• persoonsgegevens over te dragen, voor zover dit recht van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Als je een verzoek wilt indienen, kun je contact met ons opnemen via info@pearsonpartners.nl.

Wij reageren op jouw verzoek binnen de wettelijke termijn. In sommige gevallen mogen of moeten wij bepaalde gegevens blijven bewaren, bijvoorbeeld vanwege wettelijke verplichtingen, administratieve verplichtingen, een geschil of om aan te tonen dat wij jouw verzoek correct hebben behandeld.

19. Klachten

Als je vragen of klachten hebt over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via info@pearsonpartners.nl. Wij proberen jouw vraag of klacht zorgvuldig te behandelen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

20. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat op onze website.